Poradnik pracy zdalnej, czyli najlepsze programy i aplikacje dla home office

Zaczynasz przygodę z freelancingiem i chcesz jak najlepiej przygotować sobie stanowisko pracy? Epidemia koronawirusa zmusiła Cię do pracy w domu? A może – jako pracodawca – musisz oddelegować pracowników do zdalnej pracy i szukasz narzędzi, które pomogą Ci sprawnie wdrożyć to rozwiązanie? Mamy dla Ciebie kilka kompleksowych programów i aplikacji, dzięki którym home office przestanie Cię przerażać.

Praca w biurze vs home office

Praca zdalna to tak naprawdę temat rzeka – ilość dostępnych aplikacji, może przyprawić o ból głowy – szczególnie, jeżeli nigdy w taki sposób nie pracowałeś. Tak naprawdę, nie ma się czego bać. Home office może przynieść Twojej firmie wymierne korzyści na przyszłość – ogranicza koszty, niezbędną powierzchnię biura, a w zależności od ustaleń z pracownikami – ogranicza ilość sprzętu, poprzez wykorzystanie domowych komputerów.

Krótkoterminowa praca zdalna – w nawiązaniu do obecnej sytuacji z koronawirusem – ma swoje plusy, szczególnie z punktu widzenia pracownika. Jest to bardzo wygodna forma – nie trzeba marnować czasu na dojazd do pracy i praktycznie w piżamie, po włączeniu laptopa, można przenieść się do biura. Na dłuższą metę (freelancing, a może pozostawienie takiej zdalnej formy pracy na dłużej?) praca zdalna może wiązać się z otrzymaniem większego wynagrodzenia – w końcu pracodawca ograniczy swoje koszty utrzymania stanowiska do minimum.

Organizacja pracy na domowym lub firmowym sprzęcie

Po pierwsze: antywirus

Niezależnie od tego, czy pracujesz na sprzęcie firmowym, czy na swoim prywatnym, musisz pamiętać o podstawowych programach, które pośrednio związane są z Twoją pracą. Większość z nas korzysta z Wi-Fi – swojej sieci domowej – do której zwykle podpięte jest więcej urządzeń: komputery bliskich, smartfony, odkurzacze, żarówki i inne sprzęty smart. Nie ma więc istotniejszej rzeczy, od której trzeba zacząć – instalacja antywirusa.

Jeżeli korzystasz ze swojego prywatnego laptopa, możesz zainstalować go samodzielnie, albo poprosić pracodawcę o zakup takiej ochrony. W jego interesie także jest bezpieczeństwo komputera, na którym pracujesz – niezależnie od tego czy to Twój czy służbowy laptop. W końcu uzyskujesz zdalny dostęp do wrażliwych danych. Pozostaje teraz pytanie – jakiego antywirusa wybrać?

Jest na rynku kilka ciekawych programów antywirusowych, które w ramach jednej licencji mogą chronić kilka stanowisk jednocześnie, na przykład laptop, tablet i smartfon. Opierając się na naszym doświadczeniu, z czystym sumieniem możemy polecić program antywirusowy Norton 360, Bitdefender Total Security lub Kaspersky Total Security – każdy z nich z licencją na 5 stanowisk, działający na systemach Windows, MacOS, Android i iOS. Który z antywirusów będzie najlepszy dla Ciebie?

• Norton 360 Deluxe – zapewnia skuteczną ochronę w czasie rzeczywistym, ale także w dark webie (czyli sieci ukrytej celowo). W tej wersji znajdziesz aż 50 GB na tworzenie kopii zapasowych w chmurze dla komputera PC – takie rozwiązanie pozwala na uniknięcie utraty danych na skutek awarii czy też kradzieży. Oprócz tego antywirus wyposażony jest w menedżer haseł, inteligentną zaporę blokującą nieautoryzowany dostęp do komputera  i ochronę kamery internetowej SafeCam. Sprawdzi się też doskonale w domowym użytkowaniu, między innymi dzięki modułowi Kontroli Rodzicielskiej. Ten antywirus wygrał wszystkie testy, jakie przeprowadził AV-Test. Cechuje go bardzo dobra cena, w stosunku do świetnej jakości.
• Bitdefender Total Security – to również pełna ochrona antywirusowa. Zapewnia prywatność podczas przeglądania stron internetowych, optymalizuje wydajność urządzenia, a także posiada funkcję ochrony mikrofonu i kamery internetowej. Umożliwia bezpieczną bankowość, wykorzystuje funkcje antykradzieżowe i działa jako doradca bezpieczeństwa w zakresie Wi-Fi. Również nadaje się do domowego zastosowania, dzięki zaawansowanej ochronie rodzicielskiej. Przeprowadzone testy VAV-Test jednoznacznie postawiły Bitdefender Total Security 2020 na pierwszym miejscu. Antywirus wyłapał 98,8% zagrożeń i zyskał najwyższe noty w testach wydajności i funkcjonalności. Wybierz go, jeśli potrzebujesz bardzo kompleksowej ochrony na wielu płaszczyznach.
• Kaspersky Total Security – także skutecznie chroni wszystkie urządzenia w czasie rzeczywistym. Ochrona obejmuje także dodatkowe zabezpieczenie transakcji bankowych online, haseł oraz obrazów dokumentów prywatnych i firmowych. Kaspersky zablokuje nieuprawniony dostęp do mikrofonu i kamery internetowej, utworzy kopie zapasowe przydatne w razie awarii i pozwala na przechowywanie i tworzenie bezpiecznych haseł w Menedżerze Haseł. Też znajdziesz tu skuteczną ochronę rodzicielską do zastosowania w domu. Warto wspomnieć, że ten program był zwycięzcą testów ochrony przed szkodliwym malware, przeprowadzonym w drugiej połowie 2018 roku. Nie ma negatywnego wpływu na wydajność systemu i działa bardzo efektywnie. Propozycja zdecydowanie warta rozważenia.

Po drugie: VPN

VPN to skrót od angielskiej nazwy Virtual Private Network, która w bezpośrednim tłumaczeniu oznacza wirtualną sieć prywatną. Korzystanie z tego systemu pozwala na uzyskanie szyfrowanego dostępu do witryn i aplikacji w domowej sieci Wi-Fi, a także poza nią – wyłączając konkretne urządzenie z połączenia z innymi sprzętami, będącymi w tej samej sieci. Dzięki temu możliwe jest przesyłanie zaszyfrowanych danych w bezpieczny sposób. Innymi słowy – VPN stosuje się po to, aby chronić tożsamość użytkownika i jego działanie w sieci. To bardzo istotne z punktu widzenia danych przesyłanych na linii pracownik – zasoby firmy.

Skąd wziąć VPN? Wszystkie, z opisanych wcześniej programów antywirusowych posiadają wbudowany, podstawowy VPN dla wszystkich urządzeń, na których są zainstalowane. Warto też zwrócić uwagę na rozwiązania dedykowane. Przykładem może być Norton Secure VPN. Program umożliwia anonimowe przeglądanie stron WWW, blokuje technologie śledzące, które dopasowują do Twoich działań wyświetlane reklamy, a także pozwala na uzyskanie szyfrowanego i bezpiecznego połączenia z bankowością internetową. Na dodatek zapewnia dostęp z dowolnego miejsca – co po zniesieniu stanu epidemii – pozwoli na korzystanie z internetu w bezpieczny sposób, podczas każdej podróży.

Po trzecie: Pakiet Office

Tego pakietu raczej nikomu, kto kiedykolwiek miał do czynienia z pracą biurową, jakoś specjalnie przedstawiać nie trzeba. Podstawa podstaw, umożliwia tworzenie dokumentów, baz danych, prezentacji, obsługę poczty mailowej i wykonywanie wielu innych biurowych czynności. Jednak najnowsza jego odsłona – Office 365 – rzuca nowe światło na komunikację zespołową. Praca w grupie sama w sobie jest trudna – a jeszcze trudniejsza staje się w sytuacji nagłego przeniesienia jej do domów pracowników. Aby ułatwić wszystkim home office, w najnowszym pakiecie Office 365 znalazła się aplikacja Microsoft Teams.

Teams umożliwia między innymi:

• prowadzenie czatu prywatnego lub zespołowego, z wykorzystaniem GIF’ów, naklejek i emotek,
• nawiązywanie grupowych rozmów video lub audio z nieograniczoną liczbą członków – dlatego rozwiązanie to sprawdzi się nawet w dużych korporacjach,
• możliwość obsługi połączeń telefonicznych na skalę globalną,
• planowania kolejnych wydarzeń, np. konferencji video, we wbudowanym kalendarzu,
• wymianę plików w bezpiecznym środowisku między członkami zespołu.

Po tym opisie być może skojarzysz Teams’a ze znaną na całym świecie aplikacją Skype. Jednak na korzyść nowego dziecka Microsoftu przemawia kilka dodatkowych możliwości, które tworzą z Teams’a narzędzie All-in-One. Potężną zaletą aplikacji jest możliwość współdzielenia dokumentów stworzonych w programach Word, Excel, PowerPoint oraz ich edycja w czasie rzeczywistym przez wszystkich uprawnionych pracowników. Dzięki temu cały pakiet Office 365 sprawdzi się doskonale w zarządzaniu grupami i pracą w rozproszonych zespołach.

Z jakich rozwiązań korzysta Omegasoft.pl?

Jako Najszybszy Sklep w Internecie :), nie możemy pozwolić sobie na żadne kompromisy. Większość z naszej ekipy pracuje zdalnie, dlatego znamy ten proces od podszewki. Oprócz wymienionych już programów i aplikacji, korzystamy jeszcze z innych narzędzi, które wspomagają naszą pracę w warunkach domowych. Są to:

• todoist.com – jak już sama nazwa wskazuje – aplikacja służy do zarządzania zadaniami, zarówno jednorazowymi, jak i cyklicznymi,
• basecamp.com – prawdziwy kombajn do pracy projektowej. Doskonale sprawdzi się jako uzupełnienie pakietu Office 365 i Microsoft Teams. Znajdziesz tu przestrzeń na pliki, dyskusje i na tworzenie list z zadaniami, z możliwością delegowania poszczególnych punktów i monitorowania przebiegu całego procesu.
• Aplikacje wspomagające technikę Pomodoro – technika ta polega na pracy w blokach czasu, dzięki czemu jest bardzo dyscyplinująca i efektywna. Pomoże Ci poradzić sobie z rozpraszaczami, o jakie w domowych warunkach nietrudno. Najpopularniejszym wariantem jest 25 minut pracy, 5 minut odpoczynku, a po tym znów 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku. Po czwartym bloku pracy zwiększamy przerwę do nawet 30 minut. Technika ta pozwala skupić się na poszczególnych zadaniach i sprawia, że praca staje się łatwiejsza. Jeśli zdecydujesz się na korzystanie z techniki Pomodoro, możesz skorzystać z aplikacji stworzonych do kontroli czasu, np.: tomato-timer.com, pomodoro.me, YAPA na Androida lub eModoro na iOS.
• Spotify – nie, to nie żart :) Jeżeli nie masz w domu możliwości pracy w zupełnej ciszy (co w przypadku zamkniętych szkół i przedszkoli z powodu epidemii koronawirusa jest wielce prawdopodobne), a potrzebujesz skupienia – warto założyć słuchawki i posłuchać muzyki, która Cię wspomoże w pracy.

Jak w szybki sposób stworzyć wirtualne biuro?

Zdajemy sobie sprawę, że dla wielu osób konieczność przeniesienia biura do internetu, to niemałe wyzwanie. Mamy nadzieję, że nasze propozycje skutecznych narzędzi do pracy zdalnej pomogą Ci zorganizować sieciowe miejsce dla Twojego zespołu, albo dla Ciebie samego. Jeżeli jednak czujesz, że ta nagła sytuacja Cię przerasta – o nic się nie martw. Nasz zespół pomoże Ci wdrożyć każde opisane wyżej rozwiązanie, zaczynając od antywirusa, a na organizacji pracy za pomocą Office 365 kończąc. Decydując się na współpracę z nami, zyskujesz wsparcie techniczne przez cały okres trwania licencji, a to wszystko szybko, skutecznie i bezproblemowo.

Pozdrawiamy i żyjcie w zdrowiu!