32 220 35 21 biuro@omegasoft.pl


Zamierzasz przesłać mailem lub udostępnić w chmurze plik pdf, który zawiera poufne informacje? A może przechowujesz ważne pliki pdf na dysku USB? Aby Twoje dane były bezpieczne, warto zabezpieczyć je hasłem. Możesz to zrobić, korzystając z kilku metod.

Zabezpieczenie plików przez Microsoft Office

Microsoft Office oferuje swoim użytkownikom możliwość tworzenia plików pdf chronionych hasłem. Opcję nadania hasła znajdziesz w kilku wersjach Office, m. in. Microsoft Office 2019, a także w bardzo przydatnym w pracy zdalnej pakiecie subskrypcyjnym Microsoft 365 dla firm lub dla użytkowników domowych (do niedawna Office 365). Darmowy Word Online, a także aplikacja np. na Android nie posiada funkcji dodawania hasła do plików PDF.

Dużą zaletą Microsoft 365 jest to, że możesz skorzystać z ochrony plików pdf za pomocą hasła zarówno na komputerze, jak i na urządzeniu mobilnym. Po nadaniu hasła, możesz wyeksportować dokument jako plik pdf lub od razu udostępnić go online. Aby utworzyć plik chroniony hasłem w Microsoft Word, Excel czy PowerPoint, wykonaj poniższe kroki:

  • otwórz dokument i przejdź do jego edycji;
  • wybierz polecenie “Plik -> Zapisz jako”;
  • w wyświetlonym oknie nadaj nazwę Twojemu dokumentowi oraz zmień format zapisu na “Plik PDF (.pdf)”;
  • wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik;
  • kliknij “Więcej opcji” i wybierz przycisk “Opcje”;
  • w wyświetlonym oknie zaznacz “Szyfruj dokumenty przy użyciu hasła” i kliknij “Ok”;
  • w kolejnym oknie podaj hasło dostępu do pliku pdf i powtórz je;
  • zapisz plik.

Twój chroniony hasłem dokument pdf jest już gotowy. Po utworzeniu pliku, możesz przejść do wybranej lokalizacji i sprawdzić go. Teraz odczytać i zmodyfikować może go tylko osoba znająca hasło dostępu do pliku.

W podany sposób możesz łatwo i szybko ustawić hasło na plikach pdf w pakiecie Microsoft (Office) 365. W innych wersjach Office proces zabezpieczania pliku może przebiegać nieco inaczej, ale będzie podobny.

Szyfrowanie PDF online

W sieci znajdziesz również inne, proste w użyciu aplikacje online, umożliwiające szyfrowanie plików pdf. Aby zabezpieczyć plik, nie musisz pobierać ani instalować żadnego programu – wystarczy wejść na odpowiednią stronę (np. cleverpdf.com lub konwerter.net) i wybrać plik, dla którego chcesz ustawić hasło. Takie aplikacje pozwalają zwykle także na dodatkowe modyfikacje, np. zablokowanie drukowania, kopiowania i modyfikacji dokumentu.

Wadą tej metody jest to, że Twój ważny dokument, który starasz się dodatkowo zabezpieczyć, podczas operacji tworzenia hasła zostaje zapisany na nieznanym Ci serwerze. Nigdy nie masz pewności, czy niepowołana osoba nie przejmie i nie wykorzysta Twoich danych. Jeżeli chcesz zaszyfrować poufne dane, aplikacja online nie będzie więc najbezpieczniejszym rozwiązaniem.

Bezpłatny program do szyfrowania PDF

Na plik pdf możesz założyć hasło również przy użyciu darmowego programu pobranego z internetu, np. PDFCreator czy PDF OwnerGuard. Szyfrują one różne rodzaje dokumentów i z reguły są proste w użyciu.

Pobierając darmowy program z internetu pamiętaj, aby korzystać tylko ze sprawdzonych i zaufanych źródeł. Warto sobie jednak zdawać sprawę z tego, że wraz z bezpłatnym oprogramowaniem możesz zainstalować szkodnika w postaci np. programu adware (wyświetlającego reklamy) lub spyware (szpiegującego). To, co z nazwy jest darmowe, może więc okazać się drogim i kłopotliwym rozwiązaniem. Zastanów się, czy tego typu programy są właściwym narzędziem do przetwarzania plików zawierających Twoje najbardziej poufne dane.

Możesz też wykorzystać program 7-zip, który służy co prawda do archiwizowania (pakowania) plików i folderów, ale umożliwia także nałożenie hasła na stworzone przy jego pomocy archiwum.

Szyfrowanie Adobe Acrobat

Funkcję ochrony pliku pdf hasłem oferuje również Acrobat DC, czyli płatna wersja czytnika i przeglądarki pdf z rodziny Adobe. Za jego pomocą nie tylko zaszyfrujesz pliki, ale również ustawisz kilka dodatkowych zabezpieczeń np. ograniczenie edycji lub drukowania.

Zanim zdecydujesz się zabezpieczyć Twój poufny plik pdf hasłem, zastanów się, która z powyższych opcji będzie dla Ciebie najwygodniejsza i zapewni Twoim danym pełną ochronę. Pamiętaj także, że jeśli zapomnisz hasła do Twojego dokumentu, utracisz do niego dostęp. Z tego powodu dobrze jest używać ułatwiającego tworzenie, przechowywanie i uzupełnianie silnych haseł menedżera, często oferowanego przez programy antywirusowe, takie jak Kaspersky Total Security, Norton 360, Panda Dome Complete, ESET Smart Security Premium czy Bitdefender Total Security.